1. Zawieranie umów – umowy są obecne w codziennym życiu

Każdy z nas mniej lub bardziej regularnie dokonuje czynności prawnych, na przykład zawierając różnego rodzaju umowy. Część osób nie jest nawet świadoma, że kupując chleb w swojej osiedlowej piekarni zawiera umowę sprzedaży. Słysząc słowo „umowa”, najczęściej wyobrażamy sobie schludnie zredagowany tekst, podzielony na artykuły, paragrafy, ustępy. Tymczasem, umowa wcale nie musi tak wyglądać. Wiele umów, zwłaszcza dotyczących drobnych spraw życia codziennego, może być zawierana w formie ustnej.

Istnieje też jednak sporo przypadków, gdy prawo wymaga od nas zawarcia umowy w szczególnej formie – dokumentowej, pisemnej, pisemnej z datą pewną, pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi albo w formie aktu notarialnego. Nawet jednak wówczas umowa nie musi zawierać się w jednym „dokumencie”. Każda umowa składa się ze zgodnych oświadczeń woli jej stron. Do jej zawarcia może dojść również np. na skutek złożenia oferty przez jedną stronę i jej przyjęcia przez drugą, bez redagowania „klasycznego” tekstu.

2. Czym się różni forma dokumentowa od formy pisemnej?

Z formą dokumentową mamy do czynienia, gdy oświadczenie woli zostało złożone w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. W praktyce może to oznaczać np. zawarcie umowy poprzez wymianę wiadomości e-mail, SMS czy też w innym komunikatorze internetowym – pod warunkiem, że możliwa jest identyfikacja składającego oświadczenie.

Do zachowania formy pisemnej wystarczy złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Tekst umowy może być zatem napisany na komputerze, a następnie wydrukowany i podpisany (zwrócić jednak należy uwagę, że polskie prawo zna przypadek, w którym do zachowania formy szczególnej czynności prawnej wymagane jest napisanie tekstu w całości pismem ręcznym – chodzi mianowicie o tzw. testament holograficzny, o którym mowa w art. 949 § 1 Kodeksu cywilnego, dalej jako: „k.c.”). Równoważna formie pisemnej jest forma elektroniczna, przez którą przepisy rozumieją tylko kwalifikowany podpis elektroniczny.

3. Jakie są skutki niedochowania odpowiedniej formy czynności prawnej?

Wróćmy do sytuacji, w której prawo lub czynność prawna wymaga od nas zawarcia umowy w konkretnej formie. Jakie są skutki jej niedochowania? Czy oznacza to nieważność czynności prawnej? To zależy od tego, jaki rygor został w danej sytuacji przewidziany przez ustawodawcę lub strony umowy, bowiem może on wynikać zarówno z ustawy, jak i czynności prawnej.

W przypadku wymogu formy dokumentowej, pisemnej albo elektronicznej, rygor nieważności występuje tylko wtedy, gdy został on wprost zastrzeżony. W innym wypadku mamy do czynienia z tzw. rygorem trudności dowodowych – w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania  danej czynności prawnej (art. 74 § 1 k.c.). Dowód taki jest jednak dopuszczalny gdy obie strony wyrażą na to zgodę, żąda tego konsument w sporze z przedsiębiorcą albo fakt dokonania czynności prawnej jest uprawdopodobniony za pomocą dokumentu (art. 74 § 2 k.c.). Co jednak istotne – przepisów o rygorze trudności dowodowych nie stosuje się do czynności prawnych między przedsiębiorcami, ale nie oznacza to, że znajdzie wówczas zastosowanie rygor nieważności, bowiem w tym przypadku musi być on wyraźnie zastrzeżony.

Z inną sytuacją mamy do czynienia, gdy wymagana jest inna forma niż dokumentowa, pisemna albo elektroniczna, czyli np. forma aktu notarialnego. Niedochowanie odpowiedniej formy skutkuje wówczas nieważnością czynności prawnej (art. 73 § 2 k.c.)

Ustawodawca przewiduje również sytuacje, gdy zachowanie odpowiedniej formy (zarówno pisemnej, jak i np. pisemnej z datą pewną) jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków prawnych – jest to tzw. rygor ad eventum (np. art. 390 § 2 k.c. czy też 678 § 2 k.c.).

Czasami może również się zdarzyć, że dokonanie czynności w danej formie jest wymagane, jeśli chcemy dokonać zgłoszenia do danego rejestru (tzw. forma ad intabulationem). Tak jest np. w przypadku dokumentu, na podstawie którego chcemy dokonać wpisu do księgi wieczystej – wówczas wymagana jest forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi (chyba że konkretny przepis stanowi inaczej).

Warto również podkreślić, że przewidziane w ustawie lub czynności prawnej wymogi co do formy mają zawsze charakter „minimalny”. Nic nie stoi zatem na przeszkodzie, aby np. w sytuacji wymogu formy dokumentowej, dokonać skutecznie czynności w formie pisemnej czy aktu notarialnego. Bardziej doniosła forma umowy niejako „zawiera” w sobie mniej doniosłe formy.

4. Forma pisemna pod rygorem nieważności – przykłady

Dokonując czynności prawnej (zwłaszcza gdy jest bardziej skomplikowana niż zakupy w lokalnym sklepie spożywczym), warto upewnić się, czy prawo nie przewiduje konkretnej formy, w której powinna ona zostać dokonana, a zwłaszcza, czy nie wiąże z nią skutków w postaci nieważności.

Przykładowo, Kodeks cywilny wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności m. in. do:

• udzielenia pełnomocnictwa ogólnego (art. 99 § 2 k.c.),
• udzielenia prokury (art. 109(2) § 1 k.c.),
• umowy o przejęcie długu oraz zgody wierzyciela (art. 522 k.c.),
• zgłoszenia szczegółowego przedmiotu robót, które ma wykonywać podwykonawca oraz sprzeciwu wobec wykonywania tych robót (art. 647(1) §  1 w zw. z § 4 k.c. – jest to przepis wskazujący przesłanki solidarnej odpowiedzialności inwestora z wykonawcą za zapłatę wynagrodzenia dla podwykonawcy),
• umowy leasingu (art. 709 (2) k.c.),
• oświadczenia poręczyciela (art. 876 § 2 k.c.).

Wymóg formy pisemnej pod rygorem nieważności dla wielu czynności przewiduje również Kodeks spółek handlowych, dalej jako: „k.s.h.”. Są to np.

• zawarcie umowy spółki jawnej lub partnerskiej (art. 23 k.s.h. i art. 92 k.s.h; w przypadku pozostałych spółek handlowych wymagany jest akt notarialny z wyjątkiem sytuacji, gdy możliwe jest ich założenie przy pomocy systemu teleinformatycznego „S24”),
• wiążące polecenia spółki dominującej (art. 21 (2) § 2 k.s.h.),
• oświadczenia woli jedynego wspólnika spółki z o.o., prostej spółki akcyjnej lub spółki akcyjnej – składane wobec tej spółki (art. 173 § 1 k.s.h., art. 300 (14) § 2 k.s.h., art. 303 § 2 k.s.h.),
• oświadczenie dotychczasowych wspólników spółki z o.o. o objęciu nowych udziałów (art. 257 § 3 k.s.h.),
• zgoda zarządu spółki akcyjnej, o której mowa w art. 337 § 3 k.s.h.,
• udzielenie pełnomocnictwa do uczestnictwa i głosowania na walnym zgromadzeniu spółki akcyjnej (art. 412 (1) § 1 k.s.h.),
• przyjęcie oferty objęcia nowych akcji spółki akcyjnej w subskrypcji prywatnej (art. 431 § 2 pkt 1 k.s.h.),
• plan przekształcenia (art. 557 § 2 k.s.h.).

Rygor nieważności przewidziany został również w kilku przypadkach w ustawie o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, m. in. dla wypowiedzenia wysokości czynszu (art. 8a ust. 3), wypowiedzenia umowy najmu lokalu mieszkalnego (art. 11 ust. 1), czy też zawarcia lub zmiany umowy najmu okazjonalnego (art. 19a ust. 6) lub najmu instytucjonalnego (art. 19g ust. 1).

Znajdzie on zastosowanie także w przypadku umowy o przeniesienie autorskich praw majątkowych, czy też umowy licencyjnej wyłącznej (art. 53 i art. 67 ust. 5 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, więcej na ten temat: https://kremerlegal.pl/2022/06/07/skuteczne-nabycie-praw-autorskich-do-utworow-pracownikow-i-wspolpracownikow/).

5. Zakończenie

Przytoczone wyżej przykłady nie zamykają oczywiście katalogu czynności, dla których przewidziano wymóg formy pisemnej pod rygorem nieważności. Pamiętajmy, że może on wynikać również z umowy i być przewidziany np. do jej zmiany czy też wypowiedzenia.