1. Korespondencja z urzędami

Czasy, w których główną formą komunikacji na odległość były listy, odchodzą powoli w zapomnienie. W ostatnich latach o tym sposobie porozumiewania się przypomina nam głównie korespondencja z urzędami czy sądami. Również to, przynajmniej w części, wkrótce ulegnie zmianie. Już bowiem w tym roku (2025) część przedsiębiorców będzie zobowiązana posiadać adres do doręczeń elektronicznych (nie mylić z adresem e-mail czy też skrzynką ePUAP!). Kiedy obowiązki te wejdą w życie? O tym w poniższym wpisie.

2. Czym jest adres do doręczeń elektronicznych? Do kogo mogę napisać? Kto może do mnie napisać?

Adres do doręczeń elektronicznych, dalej jako: „ADE”, to kolejne narzędzie, które umożliwia przesyłanie wiadomości przez Internet. Główną zaletą ADE jest to, że wiadomość wysłana przy jego pomocy ma takie same skutki prawne, jak list polecony przesłany za potwierdzeniem odbioru.

Za pomocą ADE możemy prowadzić korespondencję (wysyłać lub odbierać wiadomości) tylko z innym podmiotem, który również posiada ADE. Przykładowo, oznacza to, że nie możemy przesłać wiadomości z e-mail na ADE, czy też z ADE na skrzynkę e-PUAP (tak samo jak nie moglibyśmy wysłać e-maila do kogoś w aplikacji Messenger czy WhatsApp). Możemy jednak ustawić opcje powiadomień przesyłanych na nasz adres e-mail o nowo otrzymanej korespondencji.

Czy oznacza to, że za pomocą ADE mogę wysłać wiadomość do kolegi czy koleżanki, który też założył ADE? Sprawa jest nieco bardziej skomplikowana.

Usługę doręczeń elektronicznych możemy podzielić na dwa rodzaje:

– publiczna usługa rejestrowanych doręczeń elektronicznych (Publiczna Usługa RDE),

– kwalifikowana usługa rejestrowanych doręczeń elektronicznych (Kwalifikowana Usługa RDE).

Publiczna Usługa RDE (lub jak kto woli PURDE) jest usługą bezpłatną, świadczoną przez Pocztę Polską. Aktualnie, przy jej pomocy możemy prowadzić korespondencję tylko z podmiotami publicznymi (np. urzędami).

Kwalifikowana Usługa RDE (lub jak kto woli… KURDE) jest usługą odpłatną, świadczoną nie tylko przez Pocztę Polską, ale również przez podmioty komercyjne. Przy jej pomocy możemy prowadzić korespondencję nie tylko z podmiotami publicznymi, ale również z każdą inną osobą, który posiada ADE.

Chcąc do kogoś napisać wiadomość, trzeba znać jego adres. Gdzie go szukać? Wszystkie adresy wpisane są do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). Jest ona ogólnodostępna w Internecie w zakresie, w jakim dotyczy podmiotów publicznych: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/sprawdz-czy-twoj-urzad-korzysta-z-e-doreczen. Przykładowo, ADE należący do Urzędu Miasta Krakowa to AE:PL-44247-71066-ISSHB-24.

W bazie możemy znaleźć już wiele urzędów. Czy oznacza to, że wszystkie wymienione w niej instytucje zaczęły wysyłać korespondencję za pomocą ADE? Niekoniecznie. Co prawda podmioty publiczne mają obowiązek posiadać ADE od 1 stycznia 2025 r., ale do końca 2025 r. został wprowadzony okres przejściowy. W jego trakcie podmioty publiczne mogą wybrać tradycyjny sposób doręczania korespondencji, nawet jeśli adresat posiada już ADE. Wystarczy, że powołają się przy tym na „przesłanki organizacyjne”.

Dla wielu instytucji wprowadzono jednak wyjątki. Przykładowo, sądy, komornicy, prokuratura, organy ścigania czy też jednostki samorządu terytorialnego (a także kilka innych kategorii podmiotów) zostaną objęci obowiązkiem stosowania Publicznej Usługi RDE dopiero od 1 października 2029 r.

Z kolei przedstawiciele zawodów zaufania publicznego (m. in. adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi i notariusze) są zobowiązani posiadać ADE już od 1 stycznia 2025 r., ale przepisy nie przewidują wprost na ten moment żadnej sankcji za brak wywiązania się z tego obowiązku (w grę wchodzić może ewentualnie odpowiedzialność dyscyplinarna – wątpliwe, aby była w tym przypadku egzekwowana).

3. Od kiedy obowiązują nowe obowiązki dla przedsiębiorców i jakie będą skutki ich niedochowania?

Obowiązek posiadania ADE (w ramach bezpłatnej Publicznej Usługi RDE lub odpłatnej Kwalifikowanej Usługi RDE) obejmie już wkrótce stopniowo poszczególnych przedsiębiorców – w zależności od daty rozpoczęcia przez nich działalności i rejestru, w którym figurują.

CEiDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej) – najważniejsze daty:

1. Jeśli przedsiębiorca został zarejestrowany w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. i będzie próbował dokonać jakiejkolwiek zmiany wpisu w CEiDG po 30 czerwca 2025r. (od 1 lipca 2025 r.) –zostanie wówczas poproszony o podanie danych, które umożliwią założenie ADE. Jeśli ADE zostało już wcześniej utworzone, wystarczy, że wskażemy go w odpowiednim miejscu.
2. Jeśli przedsiębiorca został zarejestrowany w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. i nie będzie dokonywał żadnych zmian swojego wpisu w CEiDG, obowiązek posiadania ADE obejmie go dopiero od 1 października 2026 r.
3. W przypadku nowych przedsiębiorców, którzy po 31 grudnia 2024 r. (od 1 stycznia 2025 r.) składają wniosek o wpis do CEiDG – zostaną od razu poproszeni o podanie danych umożliwiających założenie ADE. Jeśli ADE zostało już wcześniej utworzone, wystarczy, że wskażemy go w odpowiednim miejscu.

KRS (rejestr przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego) – najważniejsze daty:

1. Jeśli podmiot został zarejestrowany w KRS do 31 grudnia 2024 r., obowiązek posiadania ADE obejmie go już od 1 kwietnia 2025 r. Oznacza to, że dokonując po tej dacie jakiejkolwiek zmiany w KRS, powinno się podać dane umożliwiające założenie ADE lub wskazać ADE, który już spółka posiada.
2. Jeśli wniosek o wpis nowego podmiotu do KRS jest składany po 31 grudnia 2024 r. (od 1 stycznia 2025 r.), zostaniemy poproszeni od razu o podanie danych umożliwiających założenie dla spółki ADE.

Co w sytuacji, gdy organ będzie chciał wysłać pismo za pomocą ADE do osoby, która jeszcze nie ma utworzonego ADE? Czy pismo takie może zostać do mnie wysłane i uznane za doręczone? Na szczęście, na ten moment nie jest przewidziana taka regulacja. W sytuacji, gdy adresat pisma nie posiada jeszcze ADE, nadawca (będący podmiotem publicznym) może skorzystać z tzw. publicznej usługi hybrydowej. Najprościej mówiąc – nadawca wysyła wówczas pismo za pomocą ADE a odbiorcy zostaje ono dostarczone w wersji papierowej. Jak to możliwe? Wiadomość jest przesyłana elektronicznie od nadawcy do Poczty Polskiej, która ją drukuje i dostarcza tradycyjnym sposobem do adresata. Zgodnie z art. 47 ust. 2 ustawy o doręczeniach elektronicznych z 18 listopada 2020 r., takie wydruki wykonane przez Pocztę Polską, mają moc zrównaną z mocą dokumentów, z których zostały wykonane.

Co grozi przedsiębiorcy, który nie dostosuje się do nowych wymogów? Aktualne przepisy nie przewidują bezpośrednio sankcji za niedochowanie obowiązku posiadania ADE, lecz w praktyce może to utrudnić (a na pewno wydłużyć) kontakt z administracją państwową w przyszłości.

4. Jak założyć adres do doręczeń elektronicznych?

Aby utworzyć ADE, trzeba złożyć stosowny wniosek. Jest to możliwe w formie elektronicznej przy użyciu profilu zaufanego lub e-dowodu. Wniosek zostanie sprawdzony pod kątem formalnym i po jego akceptacji otrzymamy stosowne powiadomienia na podany adres e-mail. Będzie w nim również instrukcja jak aktywować skrzynkę do e-Doręczeń (bez tego nie będzie możliwe korzystanie z ADE). Szczegółowy opis procedury znajduje się na stronie: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/ou709 .

W większych podmiotach trudno o to, aby wysyłką i odbiorem korespondencji zajmowała się jedna osoba. W takiej sytuacji możemy przyznać uprawnienia administratora skrzynki do e-Doręczeń (w przypadku jednoosobowych przedsiębiorców jest to możliwość, w przypadku spółek jest to obowiązek).

5. Zakończenie

System e-Doręczeń z pewnością ma swoje zalety, ale aktualnie także wady. Osoby dotychczas z niego korzystające zwracały uwagę na różnego rodzaju mankamenty takie jak np. występujący czasami długi czas oczekiwania na otrzymanie potwierdzenia wysłania wiadomości (co może powodować bardzo poważne konsekwencje np. w przypadku wysyłki pisma w ostatnim dniu terminu).

Warto również pamiętać, że w przypadku doręczenia nam korespondencji za pomocą Publicznej Usługi RDE, będziemy mieć do czynienia z fikcją doręczenia. Oznacza to, że po upływie 14 dni od wpłynięcia korespondencji od podmiotu publicznego na nasz ADE, zostanie ona uznana za doręczoną, nawet jeśli wiadomości tej nie otworzymy.

Doręczenia elektroniczne docelowo za kilka lat mają doprowadzić do zastąpienia systemu e-PUAP, ale na obecnym etapie systemy te działają równolegle, co z pewnością nie sprzyja przejrzystości sytuacji.