1. Jak zawrzeć umowę na odległość? Czy wymiana skanów zawsze jest wystarczająca?

Aktualnie bardzo często dochodzi do sytuacji, w której strony chcące zawrzeć umowę nie mogą lub nie chcą spotkać się w celu odręcznego jej podpisania. Co zrobić w takiej sytuacji?

Z pomocą przychodzi nam nowoczesna technologia. Jak wspomnieliśmy w jednym z wcześniejszych wpisów (https://kremerlegal.pl/2025/01/03/skutki-niezawarcia-umowy-w-wymaganej-przez-prawo-formie/), umowę w formie dokumentowej możemy zawrzeć np. przy pomocy e-maila, wiadomości SMS czy też innego komunikatora internetowego. Może ona polegać np. na wysłaniu oferty i przyjęciu oferty, czy też na przyjęciu w ten sposób „klasycznego”, jednolitego tekstu umowy. Powszechne jest także zawieranie umów sprzedaży korzystając ze sklepów internetowych.

Jednocześnie coraz częściej spotkanym w praktyce obrotu sposobem zawarcia umowy jest wymiana (elektroniczna) własnoręcznie podpisanych skanów umowy. Rozwiązanie takie jest jak najbardziej dopuszczalne. Trzeba jednak pamiętać o tym, że w świetle obecnego brzmienia przepisów i ich interpretacji, taki sposób zawarcia umowy spełnia przesłanki tylko formy dokumentowej. Nie wystarczy on zatem do zawarcia umowy w formie pisemnej, co w przypadku istnienia w danej sytuacji rygoru nieważności, może mieć dotkliwe konsekwencje.

Jak zatem zawrzeć umowę w formie pisemnej na odległość? Możemy oczywiście wysłać do drugiej strony naszą ofertę (podpisaną) drogą pocztową czy przesyłką kurierską i oczekiwać na przyjęcie oferty w ten sam sposób albo wysłać dwa podpisane egzemplarze umowy do drugiej strony i czekać na ich odesłanie. Rozwiązanie to może okazać się ryzykowne w sytuacji, gdy nasz kontrahent otrzyma egzemplarze umowy z naszym podpisem i sam zdecyduje się ich na razie nie podpisywać („zamrozić”), a uczyni to w przyszłości celem wystąpienia przeciwko nam z roszczeniami opartymi o umowę, która faktycznie nigdy nie weszła w życie.

Alternatywnym rozwiązaniem w takiej sytuacji może być skorzystanie z zawarcia umowy przez pełnomocnika. Przy udzielaniu pełnomocnictwa również należy pamiętać o wymogach co do formy (np. jeśli umowa ma być zawarta w formie aktu notarialnego, pełnomocnictwo również wymaga tej formy, a w konsekwencji przesłania oryginału).

2. Forma elektroniczna – podpis podpisowi nie równy?

Dla współczesnego przedsiębiorcy ważne są rozwiązania zapewniające z jednej strony szybkość, a z drugiej bezpieczeństwo obrotu. W bezpiecznym i skutecznym dokonywaniu czynności prawnych na odległość może nam pomóc forma elektroniczna czynności prawnej.

Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej pociąga za sobą takie same skutki jak oświadczenie woli złożone w formie pisemnej, co wynika z art. 78(1) § 2 Kodeksu cywilnego, dalej jako: „k.c.” Oznacza to np. że dla przeniesienia autorskich praw majątkowych czy też zawarcia umowy najmu okazjonalnego (dla których to czynności przewidziany jest wymóg formy pisemnej pod rygorem nieważności) wystarczające będzie skorzystanie z formy elektronicznej.

Co to oznacza? Zgodnie z art. 78(1) § 1 k.c. do zachowania formy elektronicznej czynności prawnej wystarczy złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Innymi słowy, wybrany przez nas plik komputerowy należy „podpisać” korzystając z odpowiedniego oprogramowania. Cudzysłów nie znalazł się w poprzednim zdaniu przypadkiem, bowiem kwalifikowany podpis elektroniczny nie polega na naśladownictwie podpisu własnoręcznego, lecz opiera się o tzw. klucz prywatny i klucz publiczny – pojęcia związane z kryptografią.

Oprogramowanie potrzebne do złożenia takiego podpisu możemy nabyć od jednego z certyfikowanych dostawców. Obecnie na terenie Polski są to Assecco (podpis „Certum”), Enigma (podpis „CenCert”), EuroCert (podpis „EuroCert”), Krajowa Izba Rozliczeniowa (podpis „Szafir”) oraz Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych (podpis „Sigillium”). Co jednak ważne, zgodnie z art. 24a ust. 1 unijnego rozporządzenia eIDAS kwalifikowane podpisy elektroniczne wydane w jednym państwie UE są ważne we wszystkich państwach UE. Unijną listę dostawców usług zaufania (nie tylko kwalifikowanych podpisów elektronicznych) odnajdziemy pod adresem https://eidas.ec.europa.eu/efda/trust-services/browse/eidas/tls. W klasycznej wersji zestaw do korzystania z kwalifikowanego podpisu składa się m. in. z czytnika kart (tokenu), karty oraz certyfikatu. Obecnie istnieją również wersje działające „w chmurze”.

Od kwalifikowanego podpisu elektronicznego (który jest odpłatny) należy odróżnić m. in. podpis zaufany. Podpis zaufany jest nieodpłatnym, dostępnym online narzędziem oferowanym przez rządową stronę internetową gov.pl (https://www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany). Składając go, swoją tożsamość potwierdzamy przy pomocy Profilu Zaufanego lub bankowości elektronicznej.

Podpis zaufany w zupełności wystarcza do „podpisywania” dokumentów w kontaktach z administracją publiczną (czyli z urzędami). Może być on wykorzystywany także w relacjach między podmiotami prywatnymi, ale należy pamiętać, że nie stanowi on kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Wskutek tego, dokument podpisany podpisem zaufanym, nie spełnia wymogu formy pisemnej – lecz jedynie formy dokumentowej. Możemy zatem przy jego użyciu skutecznie zawrzeć np. umowę sprzedaży samochodu, ale nie wystarczy on do przeniesienia autorskich praw majątkowych, czy też udzielenia pełnomocnictwa ogólnego.

Warto o tym pamiętać ponieważ budzi wątpliwości dlaczego państwo oferuje nam bezpłatne narzędzie do elektronicznego podpisywania dokumentów, wystarczające w kontaktach z urzędami, ale w relacjach prywatnych pomiędzy uczestnikami rynku, skutek formy pisemnej został powiązany tylko ze skorzystaniem z jednego z certyfikowanych, lecz odpłatnych rozwiązań oferowanych komercyjnie.

3. „Elektroniczna” data pewna

Niekiedy może nam zależeć, aby czynność prawna, której dokonujemy miała tzw. datę pewną (czyli aby uzyskać potwierdzenie, że czynności dokonano w danym czasie). Jest ona czasami potrzebna np. w umowie najmu, aby w przypadku zbycia rzeczy najętej, nabywca nie mógł wypowiedzieć umowy najemcy (art. 678 § 2 k.c.).

Data pewna może wynikać z urzędowego poświadczenia daty, faktu stwierdzenia dokonania czynności w jakimkolwiek dokumencie urzędowym (od daty dokumentu), wzmianki umieszczonej przez organ państwowy, organ jednostki samorządu terytorialnego lub notariusza na dokumencie dot. czynności (od daty wzmianki), a także w razie śmierci jednej z podpisanych osób (od daty śmierci).

Jest jednak jeszcze jeden przypadek, gdy możemy mieć do czynienia z datą pewną. Może ją mieć czynność dokonana w formie elektronicznej – w razie opatrzenia jej kwalifikowanym elektronicznym znacznikiem czasu. Funkcjonuje on podobnie do kwalifikowanego podpisu elektronicznego, ale nie jest w nim zawarty. Oznacza to, że jeśli chcemy osiągnąć efekt daty pewnej, oprócz kwalifikowanego podpisu elektronicznego, musimy skorzystać także z usługi kwalifikowanego elektronicznego znacznika czasu.

4.Zakończenie

Podsumowując – uważajmy, czy sposób w jaki chcemy dokonać zawarcia umowy na odległość (lub innej czynności), na pewno wystarczy do skutecznego wywołania efektów, które chcemy osiągnąć. Warto pamiętać o różnicy pomiędzy kwalifikowanym podpisem elektronicznym a podpisem zaufanym.