Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (dalej jako: „Rejestr”) został utworzony ustawą z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej jako: „Ustawa”). Ustawa implementuje dyrektywę 2015/849 z 20 maja 2015 r. regulującą zapobieganie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (tzw. AMLD IV). We wszystkich państwach członkowskich UE zostały utworzone rejestry o analogicznej funkcji do polskiego Rejestru. Na marginesie warto zwrócić uwagę, że wskazana dyrektywa dopuszcza stworzenie rejestru beneficjentów rzeczywistych połączonego z rejestrem przedsiębiorców (w Polsce: rejestrem przedsiębiorców KRS), ale polski ustawodawca postanowił o utworzeniu odrębnego Rejestru.

Zgłoszenie do Rejestru jest obowiązkowe dla:

1. spółek jawnych,
2. spółek komandytowych,
3. spółek komandytowo-akcyjnych,
4. spółek z ograniczoną odpowiedzialnością,
5. spółek akcyjnych (z wyłączeniem spółek publicznych).

Pamiętajmy, że zgłoszeniu nie podlegają spółki partnerskie. Ustawa określa dane zgłaszane do Rejestru, są to dane identyfikacyjne spółki, dane identyfikacyjne wszystkich osób uprawnionych do reprezentacji spółki, a przede wszystkim informacja kto jest beneficjentem rzeczywistym spółki.

Zgodnie z ustawową definicją beneficjenta rzeczywistego (art. 2 ust. 2 pkt 1 Ustawy) beneficjentem rzeczywistym jest zawsze osoba fizyczna lub osoby fizyczne, które bezpośrednio lub pośrednio sprawują kontrolę nad danym podmiotem i wywierają decydujący wpływ na jego działanie – zarówno na podstawie okoliczności prawnych, jak i tylko faktycznych. Ustawa wskazuje na pięć przesłanek posiadania statusu beneficjenta rzeczywistego – pierwszą z nich jest prawo własności do ponad 25% udziałów w danej spółce, kolejną dysponowanie więcej niż 25% liczby głosów w organie stanowiącym danej spółki. Definicja ustawowa dostosowana jest do kształtu spółek kapitałowych (z ograniczoną odpowiedzialnością i akcyjnych), co utrudnia zastosowanie jej do spółek osobowych. Warto podkreślić, że przy ustalaniu beneficjenta rzeczywistego danej spółki rekomendowane jest przyjęcie kompleksowego podejścia i weryfikacja wszystkich możliwych przesłanek mogących prowadzić do uzyskania statusu beneficjenta rzeczywistego. Rejestr prowadzony jest w formie elektronicznej, dostępny jest na stronie internetowej: https://crbr.podatki.gov.pl/adcrbr/. Rejestr jest jawny, do weryfikacji beneficjenta rzeczywistego dowolnej spółki objętej obowiązkiem zgłoszenia wystarczy nam jej NIP.

Planując zgłoszenie do Rejestru trzeba pamiętać o następujących kwestiach:

1. Zgłoszenie jest nieodpłatne.
2. Zgłoszenia można dokonać tylko i wyłącznie w formie elektronicznej – zgłoszenie musi zostać podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo profilem zaufanym ePUAP.
3. Zgłoszenia może dokonać tylko osoba uprawniona do reprezentacji danej spółki (w zależności od typu spółki: wspólnicy lub członkowie zarządu). Ministerstwo Finansów na swojej stronie internetowej informuje, że zgłoszenie może podpisać również prokurent (https://www.gov.pl/web/finanse/zgloszenie-informacji-do- centralnego-rejestru-beneficjentow-rzeczywistych). Nie ma wątpliwości, że w aktualnym stanie prawnym zgłoszenia nie może dokonać pełnomocnik (w tym radca prawny lub adwokat).
4. Zgłoszenie składane jest pod rygorem odpowiedzialności karnej.

Przepisy Ustawy w zakresie dot. Rejestru weszły w życie 13 października 2019 r. Od tego dnia każda nowo utworzona spółka musi zostać zgłoszona do Rejestru w terminie 7 dni od dnia rejestracji w KRS. Spółki zarejestrowane w KRS przed 13 października 2019 r. muszą zostać zgłoszone do Rejestru do 13 kwietnia 2020 r. Co istotne, wszelkie zmiany danych ujętych w Rejestrze podlegają obowiązkowemu zgłoszeniu w terminie 7 dni od ich zmiany. Niewątpliwie termin 7 dni na rejestrację w Rejestrze, jak i taki sam termin na zgłoszenie zmian, należy ocenić jako zdecydowanie zbyt krótkie. Warto wyobrazić sobie sytuację zmiany udziałowca w spółce matce, której kolejna spółka córka zarejestrowana jest w Polsce. W terminie 7 dni członkowie zarządu polskiej spółki często nie zostaną nawet poinformowani o zaistniałej zmianie wymagającej zgłoszenia.

Niezgłoszenie informacji o Spółce do Rejestru w terminie może skutkować nałożeniem na Spółkę kary w kwocie pieniężnej nawet do 1.000.000,00 zł.

Dodatkowo należy podkreślić, że Rejestr prowadzony jest tylko i wyłącznie w języku polskim. Mając na uwadze licznych obcokrajowców będących osobami uprawnionymi do reprezentacji polskich spółek, którzy w aktualnym stanie prawnym muszą samodzielnie podpisać zgłoszenie do Rejestru w języku polskim (i to pod rygorem odpowiedzialności karnej), Rejestr powinien być prowadzony również w angielskiej wersji językowej.