Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest spółką kapitałową, ale zawiera szereg elementów akcentujących jej elementy osobowe. Jednym z nich jest właśnie prawo kontroli wspólnika, przewidziane w art. 212 ustawy z 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (dalej jako: „k.s.h.”). Prawo kontroli wspólnika jest istotnym uprawnieniem zwłaszcza dla wspólników mniejszościowych, pozwalającym na weryfikację rzeczywistego stanu spółki.

1. Prawo kontroli

Przepis art. 212 § 1 k.s.h. stanowi, że: „Prawo kontroli służy każdemu wspólnikowi. W tym celu wspólnik lub wspólnik z upoważnioną przez siebie osobą może w każdym czasie przeglądać księgi i dokumenty spółki, sporządzać bilans dla swego użytku lub żądać wyjaśnień od zarządu”. Jest to dużo dalej idące uprawnienie niż prawo do informacji dotyczących spółki, przysługujące akcjonariuszom spółki akcyjnej (czyli spółki o najbardziej „kapitałowym” charakterze).

Zgodnie z zacytowaną treścią przepisu każdy wspólnik jest uprawniony do przeglądania ksiąg i dokumentów spółki, sporządzenia bilansu dla swojego użytku lub zażądania wyjaśnień od zarządu spółki. Przez księgi spółki trzeba rozumieć księgi rachunkowe, a dokumenty to wszystkie dokumenty (niezależnie od formy) związane z działalnością spółki. Przepis nie określa zasad wykonywania kontroli przez wspólnika, wskazuje, że uprawnienie przysługuje wspólnikowi „w każdym czasie”. Należy jednak przyjąć – mając na uwadze, że wykonywanie prawa kontroli nie może zakłócać funkcjonowania spółki oraz pamiętając o zasadach współżycia społecznego – iż prawo kontroli przysługuje wspólnikowi w standardowych  godzinach pracy spółki i biura zarządu spółki, raczej po uprzedzeniu zarządu o zamiarze dokonania kontroli.

Zakres uprawnień kontrolnych wspólnika jest szeroki, ale nie nieograniczony. Warto porównać uprawnienia wspólnika z uprawnieniami rady nadzorczej (organu rzadko występującego w spółkach z o.o.), która to rada zgodnie z art. 219 § 4 k.s.h. może „badać wszystkie dokumenty spółki, żądać od zarządu i pracowników sprawozdań i wyjaśnień oraz dokonywać rewizji stanu majątku spółki.” Wspólnicy nie są uprawnieni do dokonywania weryfikacji stanu majątku spółki czy żądania wyjaśnień od pracowników. Wspólnikowi może towarzyszyć osoba trzecia, np. prawnik bądź biegły rewident. Z uwagi na brzmienie przepisu budzi wątpliwości, czy wspólnik musi towarzyszyć osobie trzeciej, czy dopuszczalne jest przeprowadzenie kontroli tylko przez osobę trzecią.

2. Odmowa udzielenia wyjaśnień oraz udostępnienia ksiąg i dokumentów przez zarząd

Zarząd spółki na mocy art. 212 § 2 k.s.h. jest uprawniony do odmowy udzielenia wspólnikowi wyjaśnień oraz udostępnienia do wglądu ksiąg i dokumentów spółki, „jeżeli istnieje uzasadniona obawa, że wspólnik wykorzysta je w celach sprzecznych z interesem spółki i przez to wyrządzi spółce znaczną szkodę”. Należy podkreślić, że wbrew literalnej treści przepisu, w sytuacji istnienia uzasadnionej obawy wykorzystania informacji w sposób sprzeczny z interesem spółki, zarząd nie tylko może, ale jest wręcz obowiązany odmówić wspólnikowi realizacji prawa kontroli. Zarząd odmawia realizacji prawa kontroli podejmując uchwałę.

Najbardziej typową sytuacją, w której dochodzi do wykorzystania informacji w celu sprzecznym z interesem spółki, jest ich wykorzystanie w ramach działalności konkurencyjnej. Ocena, czy szkoda byłaby znaczna, musi nastąpić z punktu widzenia spółki, w odniesieniu do jej rozmiaru i zakresu działalności. Samo pojęcie szkody rozumiemy zgodnie z ogólnymi uregulowaniami prawa cywilnego.

Warto dodatkowo odnotować, że część z komentatorów dopuszcza odmowę wykonania prawa kontroli również w oparciu o koncepcję nadużycia prawa (art. 5 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny).

Jeśli zarząd odmówi wspólnikowi udzielenia wyjaśnień czy udostępnienia dokumentów, wspólnik może zażądać rozstrzygnięcie sprawy uchwałą wspólników (art. 212 § 2 k.s.h.). Taka uchwała powinna zostać podjęta w ciągu miesiąca od dnia zgłoszenia żądania. Następnie jeśli wspólnicy również odmówią żądającemu wspólnikowi, może on złożyć wniosek do sądu rejestrowego o zobowiązanie zarządu do udzielenia wyjaśnień lub udostępnienia dokumentów. Wniosek należy złożyć w terminie siedmiu dni od otrzymania zawiadomienia o uchwale wspólników lud od upływu miesięcznego terminu na podjęcie uchwały (art. 213 § 4 k.s.h.).

Zasadność odwołania się do uchwały wspólników przed skierowaniem sprawy do sądu budzi wątpliwości. Zważywszy, że zarząd odmawiający realizacji prawa kontroli zostaje zwykle wybrany głosami wspólników, dysponujących większością głosów w kapitale zakładowym spółki, mało prawdopodobne wydaje się, aby wspólnicy ci jednak rozstrzygnęli sprawę na korzyść wspólnika (prawdopodobnie mniejszościowego), chcącego zrealizować prawo kontroli. W konsekwencji procedura przewidziana w k.s.h. może prowadzić do wydłużenia uzyskania przez wspólnika żądanych informacji.

3. Ograniczenie prawa kontroli

Z uwagi na strukturę większości spółek z ograniczoną odpowiedzialnością i rozmiar prowadzonej przez nie działalności, zwykle nie występują w nich rady nadzorcze (obowiązek ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej istnieje w spółkach, w których kapitał zakładowy przekracza 500.000,00 zł, a wspólników jest więcej niż dwudziestu pięciu).

Jeśli jednak w danej spółce zostanie powołana rada nadzorcza lub komisja rewizyjna, zgodnie z art. 213 § 3 k.s.h. umowa spółki może wyłączyć albo ograniczyć prawo kontroli wspólników. Umowne wyłączenie prawa kontroli niewątpliwie utrudnia uzyskanie mniejszościowym wspólnikom informacji o stanie spółki.